Políticas de Tratamiento de Datos

La Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas – ACEF, identificada con NIT 800.133.689 – 7 domiciliada en la ciudad de Cali., ubicada en la dirección Calle 54 Norte # 2 GN 94 de la misma ciudad y en la dirección electrónica acef@acef.com.co y teléfonos 3163268412 – 3163268410; pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por nosotros o por medio de nuestra plataforma, esta política de tratamiento de la información, dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

Al ingresar o usar la plataforma de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas, el usuario, reconoce y acepta la presente política de privacidad y se acoge a los tratamientos y finalidades contemplados.

Definiciones

Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.

  • “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
  • “Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
  • “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
  • “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • “Autorizado”: La Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas y todas las personas bajo la responsabilidad de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
  • “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
  • “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
  • “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
  • “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
  • “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

Principios

La Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas, en el desarrollo de sus actividades comerciales y operativas recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de ley de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas. Estos principios son:

  • Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará a cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la ley, la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
  • Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.
  • Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.
  • Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas encargada de la protección de datos personales (ver punto 6 de la presente Política).
  • Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas para llevar a cabo el Tratamiento.
  • Temporalidad: la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
  • Acceso restringido: Salvo por los Datos expresamente autorizados, la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
  • Confidencialidad: la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultada esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.
  • Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
  • Individualidad: la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Encargado de las bases de datos en las que es Responsable.
  • Necesidad: Los Datos Personales sólo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.

Información recolectada

Al ingresar a la plataforma de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas, y para acceder a los servicios, el usuario deberá proveer determinada información de identificación para completar un perfil. La información que la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas podrá solicitar de los usuarios podrá incluir, sin limitarse a: (i) datos de contacto como nombres y apellidos, teléfonos, correo electrónico, dirección de domicilio, etc.

Tratamiento y Finalidades

Los Datos Personales tratados por la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas deberán someterse estrictamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas.
  • Cumplir con los procesos internos de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes, incluyendo los que resulten de la aceptación de los términos y condiciones, cuando resulte aplicable, que se encuentren publicados en uno o varios sitios web de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas.
  • Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
  • Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
  • El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
  • El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas.
  • Los procesos al interior de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
  • La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
  • Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  • Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas.

El usuario, titular de la información, reconoce y acepta que uno de los tratamientos para la recolección de información será para fines comerciales y de desarrollo de capacitaciones. En ningún caso, este tratamiento permitirá la identificación o individualización del usuario.
La Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas reconoce y acepta que alguna información puede generar discriminación del usuario. Por lo anterior, la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas garantiza que, no efectuará ningún otro tratamiento ni la información será recolectada para fines diferentes a los que se contemplan en esta Política.

Derechos del Titular de los Datos Personales

De acuerdo con la ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas, salvo que la ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
  • Presentar solicitudes ante la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley.
  • Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos dela Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
  • Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
  • Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
    • Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas para ejercer efectivamente los derechos que la ley les otorga a los Titulares.
  • Conocer a la dependencia o persona facultada por la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular, los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

Encargado de Protección de Datos Personales

La Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas ha designado a la Subdirección Administrativa como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

  • Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley.
  • Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Los datos de contacto de la Subdirección Administrativa son:
Dirección física: calle 54 Norte # 2 GN 94, Cali – Valle
Dirección electrónica: comunicaciones@acef.com.co
Teléfono: (+57-2) 3163268412 – 3163268410
Cargo de la persona de contacto: Subdirectora Administrativa

Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales

Consultas: La Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas.

Estos mecanismos podrán ser electrónicos a través del correo acef@acef.com.co o telefónicamente en las líneas de atención: (+57-2) 3163268412 – 3163268410, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.

Cualquiera que sea el medio, la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas guardará prueba de la consulta y su respuesta.

  • Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas y se la hará conocer al solicitante.
  • El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad.
  • En caso de que la solicitud no pueda ser atendida en un plazo de diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.

Reclamos: la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de ley de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas.

Estos mecanismos podrán ser electrónicos a través del correo acef@acef.com.co o telefónicamente en las líneas de atención: (+57-2) 3163268412 – 3163268410, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

  • Deberá dirigirse a la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas. por vía electrónica a la dirección acef@acef.com.co o físicamente a la dirección calle 54 Norte # 2 N 94.; o telefónicamente en la línea de atención (+57-2) 3163268412 – 3163268410
  • Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
  • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
  • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
  • La Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
  • Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas requerirá al reclamante por una sola para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas no es competente para resolverlo, dará traslado a la Dirección Ejecutiva, e informará de dicha remisión al reclamante.
  • Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Jurisdicción

La presente política de privacidad se encuentra acorde con la ley de la Republica de Colombia. La Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas no garantiza que la presente política pueda ser de aplicación en cualquier otra jurisdicción. Si el usuario accede a la Asociación Colombiana de Ejecutivos de Finanzas fuera de Colombia reconoce y asume cualquier riesgo en relación con las leyes locales de otras jurisdicciones. Cualquier reclamación será tramitada bajo las leyes de la Republica de Colombia.

Vigencia

Esta Política rige a partir del 1 de enero de 2019. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.